Benchmark i offentlig förvaltning

Benchmark i offentlig förvaltning2020-08-11T12:57:50+00:00

Under hösten 2020 kommer ett projekt att pågå för att bygga ett benchmark för offentlig förvaltning. Projektet har möjliggjorts genom finansiering av Region Västernorrland.

Projektet går ut på att begära in ekonomisk data från ett stort antal kommuner, regioner och myndigheter för att bygga ett nationellt benchmark för att jämföra dessa organisationers IT-kostnader.

”Vi ser verkligen fram emot att få komma ingång med detta projekt” säger Fredrik Jonasson, VD på JonaCom. För att genomföra projektet har personal anställts under hösten”. Om detta faller väl ut kommer vi att utöka scopet till att inkludera att forskare och allmänhet kan ta del av informationen” säger Fredrik vidare.

Initiativet bygger på ramverket TBM, vilket är en förkortning för Technology Business Management vilket är ett internationellt ramverk för IT-kostnader som har en bred spridning i världen. Genom att använda TBM möjliggör man att man kan jämföra kostnader mellan olika offentliga förvaltningar och myndigheter. Detta är något som är extra intressant i Corona tider när den offentliga ekonomin är mer utsatt än någonsin tidigare.

Allmänt om TBM

Technology Business Management (TBM) är ett ramverk med syfte att bland annat kunna styra, kontrollera och ta beslut om IT-kostnader på strategisk nivå. Ramverket är framtaget av TBM Council som är en icke vinstdrivande medlemsorganisation som består av IT-chefer, teknikchefer och andra befattningshavare inom it från ett antal företag och organisationer. Ramverket förvaltas av internationella TBM Council och är under kontinuerlig utveckling. Den praktiska tillämpningen av ramverket fordrar någon form av IT-stöd.

Ramverket baseras på kända samband mellan IT-kostnader, direkta och indirekta, it- användning och tjänster producerade genom IT-lösningarna. Syftet är att strukturera och sammanställa information för att ansvariga ska kunna fatta affärs- och verksamhetsmässiga beslut som är relaterade till it. Det kan exempelvis handla om bedömningar mellan nyttor och kostnader för levererade IT-tjänster från en myndighets IT-organisation till dess kärnverksamhet.

För att möjliggöra dialog mellan intressenter som arbetar med it ingår en standardiserad begreppsapparat och struktur för fördelning av kostnader i TBM- ramverket. Den standardiserade strukturen är en förutsättning för att kunna beskriva och analysera data om kostnader på ett likartat sätt inom och mellan de organisationer som tillämpar TBM. Ramverket beskriver hur data bör vara strukturerad och hur kostnader och resursförbrukning kan fördelas utifrån nyttjande.

TBM-ramverkets systematik och struktur skapar förutsättningar för en standardiserad kostnadsfördelning, det finns ett gemensamt språk som gör det möjligt för it- verksamheten och övrig verksamhet att förstå termer och begrepp. När innebörden av begreppen blir tydliga och enhetliga och när principerna för hur kostnader är fördelade är det möjligt att beräkna kostnaden för IT-tjänster på ett jämförbart och transparent sätt. Samspelet mellan it, ekonomi och övrig verksamhet blir tydligare.

Ramverket möjliggör även jämförelse och trendanalys av IT-kostnader vilket innebär att en organisatorisk enhet kan jämföra IT-kostnader med andra jämförbara organisationer på en detaljerad nivå.

Om projektet

Sverige består av 341 myndigheter, 290 kommuner och 21 regioner. Alla dessa har själva möjlighet att besluta hur organisationens IT-investeringar ska göras. Mycket av användningsområdet för dessa investeringar är liknande och det finns stora möjligheteter till att utnyttja resurserna mer effektivt om de olika delarna inom offentlig förvaltning skulle bli medvetna om hur de utnyttjar värdet på de IT investeringar som görs.

Projektet kommer att använda det internationella ramverket TBM för att beräkna IT-kostnaden i det offentliga Sverige. Detta kommer att medföra att vi får en baslinje för hur effektivt IT används i de olika myndigheterna och att varje förvaltning kan få en möjlighet att ta ställning till om någon åtgärd måste vidtas.

http://www.statskontoret.se/var-verksamhet/forvaltningspolitikens-utveckling/arliga-uppfoljningar/

Här finns svar på vanliga frågor

Finns ett ekonomiskt intresse i detta?2020-06-07T09:14:30+00:00

Det nationella banchmarkdatan kommer att ligga till grund för analyser och övergripande statistik. Respektive förvaltning erbjuds att köpa ett rapportpaket där ytterligare data läses in vilket möjliggör utökad analys och en möjlighet att skapa den oblogatoriska ekonomiska rapportering som många myndigheter och övriga offentliga förvaltningar tvingas redovisa.

Hur kommer dessa uppgifter att användas2020-06-24T05:57:43+00:00

Uppgifterna kommer att ligga till grund för en databas där offentliga förvaltningars IT-kostnader kan jämföras mot varandra i syfte att jämföra effektiviteten i den offentliga förvaltningen. Uppgifterna kommer inte att publiceras öppet till allmänheten.

 

Hur ser den rättsliga grunden ut för att begära ut ekonomisk data från offentliga förvaltningar2020-06-24T05:54:18+00:00
JonaCom AB har beslutat att bygga upp en nationell databas med ekonomisk information från en stor del av den offentliga förvaltningen. Detta görs för att bygga ett benchmark för att påvisa hur myndigheter, kommuner och regioner använder sina offentliga medel samt att ge dessa en möjlighet till jämförelse mellan varandra. Statistiken som efterfrågas är grupperad data årsvis, vilket vi bedömer inte kommer att utgöra en säkerhetsrisk för utlämnande.
All information begärs ut i I enlighet med 2 kap. 1 § tryckfrihetsförordningen (TF)  De uppgifter som begärs ut anser vi är att betrakta som allmänna handlingar enligt 2 kap. 4-10 §§ TF (se även Kammarrätten i Göteborgs dom den 20 september 2017 i mål nr 4694-17 och Kammarrätten i Stockholms dom den 19 december 2017 i mål nr 7095-17). Vi hävdar att ingen sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (OSL) föreligger i de uppgifter som efterfrågas.
Den typ av uppgifter som efterfrågas kan betraktas som potentiell handling.  Vilket är en handling som inte existerar när den  begärs ut den som kan skapas på begäran. För mer information hänvisas till Justitieombudsmannens hemsida (JO 2000/01 s. 567 och JO 2006/07 s. 478):

Att uppgifterna kommer att användas i kommersiellt syfte stödjs av Regeringsrättens dom i fallet RÅ 2003 ref. 83. samt förarbetena till OSL: ”Tanken är att insamling av information som skett på det allmännas bekostnad ska kunna användas av exempelvis forskare, företag m.fl. t.ex. i kommersiellt syfte.” (prop 2008/09:150 s. 272). Regeringsrätten har slagit fast att en myndighet inte har något stöd i lag för att avslå en begäran om handlingar på den grunden att handlingarna ska användas i kommersiellt syfte (RÅ 1976 ref. 122).

I samtliga fall när sekretessskäl anges eller av annan anledning motparten ej kan lämna ut uppgifterna till oss, efterfrågas ett överklagbart beslut i enlighet med 6 kap. 7 § OSL.

 

Vad är TBM, Technology Business Management?2020-06-24T05:57:00+00:00

Technology Business Management (TBM) är ett ramverk med syfte att bland annat kunna styra, kontrollera och ta beslut om it-kostnader på strategisk nivå. Ramverket är framtaget av TBM Council som är en icke vinstdrivande medlemsorganisation som består av it-chefer, teknikchefer och andra befattningshavare inom it från ett antal företag och organisationer. Ramverket förvaltas av internationella TBM Council och är under kontinuerlig utveckling. Den praktiska tillämpningen av ramverket fordrar någon form av it-stöd. I detta kapitel utgår vi från att det är it-stödet Apptio.

Ramverket baseras på kända samband mellan it-kostnader, direkta och indirekta, it- användning och tjänster producerade genom it-lösningarna. Syftet är att strukturera och sammanställa information för att ansvariga ska kunna fatta affärs- och verksamhetsmässiga beslut som är relaterade till it. Det kan exempelvis handla om bedömningar mellan nyttor och kostnader för levererade it-tjänster från en myndighets it-organisation till dess kärnverksamhet.

För att möjliggöra dialog mellan intressenter som arbetar med it ingår en standardiserad begreppsapparat och struktur för fördelning av kostnader i TBM- ramverket. Den standardiserade strukturen är en förutsättning för att kunna beskriva och analysera data om kostnader på ett likartat sätt inom och mellan de organisationer som tillämpar TBM. Ramverket beskriver hur data bör vara strukturerad och hur kostnader och resursförbrukning kan fördelas utifrån nyttjande.

TBM-ramverkets systematik och struktur skapar förutsättningar för en standardiserad kostnadsfördelning, det finns ett gemensamt språk som gör det möjligt för it- verksamheten och övrig verksamhet att förstå termer och begrepp. När innebörden av begreppen blir tydliga och enhetliga och när principerna för hur kostnader är fördelade är det möjligt att beräkna kostnaden för it-tjänster på ett jämförbart och transparent sätt. Samspelet mellan it, ekonomi och övrig verksamhet blir tydligare.

Ramverket möjliggör även jämförelse och trendanalys av it-kostnader vilket innebär att en organisatorisk enhet kan jämföra it-kostnader med andra jämförbara organisationer på en detaljerad nivå.

BESKRIVNING AV TBM

Ramverkets modell har tre nivåer som representerar olika vyer/skärningar av it- kostnader och annan tillkommande information. I modellen byggs nivåerna på varandra. De tre nivåerna är följande:

  • Ekonomi, Cost source
  • It-resurser, IT- resources
  • Tjänster och verksamhet, Services

Modellen börjar längst ner med information om myndighetens/företagets totala it- kostnader, ekonomi. Denna nivå lägger grunden för det fortsatta arbetet i TBM- ramverkets struktur. I den andra nivån sorteras kostnaderna på it-resurser och i det tredje nivån på Tjänster och Verksamhet. Modell och struktur i ramverket innebär att it-kostnader, infrastruktur, applikationer och tjänster kan placeras i standardiserade kategorier i de olika nivåerna.

En viktig del i modellen är att det blir möjligt för organisationen/myndigheten att använda ramverkets standard tillsammans med de specifika strukturer som finns inom en bransch eller verksamhet utan att tappa möjligheten att jämföra sig med andra.

TBMs första nivå, Cost Source

Den första nivån i modellen börjar med information från organisationens /myndighetens huvudbok. Det kan även innefatta information från andra källsystem med ekonomisk information som är unika för organisationen. I denna nivå grupperas kostnaderna i standardiserade logiska enheter, Cost Pools, som omfattar kostnader för intern arbetskraft, extern arbetskraft, externa tjänster, hårdvara, mjukvara, anläggningar och el, telekostnader och andra tjänster. Cost pools följer en struktur som gör att kostnader kan jämföras mellan organisationer på ett likvärdigt sätt.

Genom att standardisera Cost Pools blir fördelning och allokeringar av kostnader enklare, rapporter kan förbättras och ekonomisk information kan spåras genom modellen för att visa sammansättningen av kostnader inom it i organisationen. Som exempel kan en enhets it-kostnader, total cost of ownership (TCO), fördelas enligt Cost Pools standard. Bild i bilaga 1 illustrerar hur Cost pools är definierade i modellen.

TBMs andra nivå resurser, IT-Resource towers

I denna nivå förtydligas hur it-kostnaden fördelar sig på it-organisationens resurser. Denna fördelning sker genom allokering av specifika kostnadsandelar från den finansiella nivån, Cost Pools, till kostnadsobjekt som återspeglar it-verksamhetens förmågor och struktur, IT Towers. Det handlar i huvudsak om infrastruktur, som servrar, lagring, nätverk och programvaror. Det handlar även om operativa funktioner som applikationsunderhåll och utveckling, leverans- och supportorganisation, it styrning, säkerhet och uppföljning.

Denna nivå ger även inblick i kostnadsdetaljer för dedikerade komponenter och arbetskraft inom varje it-tower. Information om användning och kostnad per it resurs är grunden för kostnadsallokeringen till applikationer och tjänster som används av verksamheten och/eller externa parter. Kostnadsallokeringen till applikationer och tjänster sker inom denna nivå. Gränsen mellan denna nivå och verksamhets nivån/business units är flytande. Kostnad för att leverera applikationer, tjänster och projekt tillhör it-nivån, dock är samma information lika viktigt att förmedla till verksamheten nviån/business units som konsumerar dessa och behöver information om kostnaden.

Begreppen kallas ibland områden eller funktioner, där många it-organisationer har särskilda kostnadsställen för de it-resurser som blir tjänster till verksamheten, den övre nivån i TBM-modellen. Då tjänsterna ofta produceras med resurser som delas

kan det finns behov att hitta fördelningsnycklar som gör nyttjandet av resurserna transparent för de som nyttjar dem. Bild i bilaga 1 definierar it-resurser/it-Towers i TBM-modellen.

TBMs tredje nivå tjänster och verksamhet, Business services

I den översta nivån i strukturen finns en grundläggande kategorisering och förslag till standardisering av applikationer och tjänstekategorier av affärs- och verksamhetsenheter. Denna nivå visar hur en standardiserad struktur av applikationer och tjänster kan se ut samt hur it-kostnaden från det underliggande nivåerna allokeras till applikationer och tjänster. Standard och struktur fungerar enligt samma principer som för ekonomi/Cost Pools och it-resurser/it Towers. Standarden möjliggör rapportering och jämförelser inom varje organisation eller bransch, utan att möjligheten att jämföra it-kostnader med hjälp av de andra nivåerna går förlorad. Denna nivå innehåller också varje organisations konsumtion av it-tjänster i en nivå kallat applikationer och tjänster/Apps and Services.

Tjänster levereras till slutkonsumenter, det kan vara slutkonsumenter inom den egna organisationen eller externa kunder/användare. I mogna service inriktade organisationer är tjänster ofta väl definierade och annonserade i en tjänstekatalog med pris eller kostnadsberäkning, och mäts utifrån konsumtion eller på annat sätt. Tjänstedefinitioner ska förmedla affärsnytta eller självkostnad för tjänsten till de ansvariga för verksamheten. Nedanstående bild illustrerar ett exempel på en tjänstehierarki inklusive tjänstetyper, tjänstekategorier och tjänster som definieras i TBM-modellen. Denna struktur är en rekommendation snarare än en tvingande standard och behöver anpassas efter den specifika organisationens behov och egenskaper. Bild i bilaga 1 definierar applikationer och tjänster/Apps and Services i TBM-modellen.

 

Vill du veta mer?

Kontakta VD Fredrik Jonasson på 070-330 11 89 om ni är intresserade av projektet och vill ha mer information.

Till toppen